Better work, Better life

Assistance Administrative
13/03/2019
SM
Ebene
Negotiable
27/03/2019

Notre client, ‘Business Mauritius’, recherche un/e Assistance Administrative

Rattaché au Responsable Adjoint de l’Unité de gestion de l’Assistance Technique - SUNREF, le candidat choisit sera responsable du suivi budgétaire et de la trésorerie.
Assurer le quotidien administratif et une documentation à jour à tout moment.
 
Missions principales :
Assister l'Unité de gestion SUNREF pour tout support administratif.
  • Création de documents / formats
  • Suivi
  • Documentation et archivage
  • Relance
  • Prise de rendez-vous
  • Maintien des agendas
  • Gestion des correspondances, courriers - poste, distribution en interne
Suivi budgétaire et trésorerie
  • Maintenir à jour toutes les dépenses effectuées par Business Mauritius associées à l'Unité de gestion SUNREF.
  • Maintenir à jour toutes les facturations des bons de commande associés aux activités des experts techniques.
  • Classer tous les justificatifs.
  • Saisir les entrées des dépenses sur le système comptable (PASTEL).
Comités
  • Organiser les divers comités.
  • Rédiger les procès-verbaux et les diffuser.
  • Établir un plan d'action et faire le suivi.
Maintenir une documentation a jour et fiable- dossier électronique et copie papier.
  • Améliorer en permanence le system de documentation.
  • Assurer une bonne traçabilité des documents a l’appui.
  • Organiser l’archivage.
Effectuer le suivi des devis et factures.
 
Responsable de l’organisation et de la coordination de la logistique des formations et des campagnes de sensibilisation.
  • Identifier et visiter des sites propices.
Assurer une bonne gestion des installations et le suivi des contrats de maintenance
  • Infrastructure, climatisation, équipements de bureau.
Voyages affaires
  • Organiser tous les déplacements - billet d'avion, hôtel, transfert, permis, visa.
  • Négocier avec tes tiers afin d'optimiser les coûts.
 Maintenir une base de données à jour de tous les contacts.
Apporter un support à l'administration / la comptabilité de Business Mauritius.
Maintenir un suivi du temps passé pour l'Unité de gestion SUNREF sur toutes tes tâches effectuées.
Gérer les consommables de l'Unité de gestion SUNREF.
Toute autre tâche additionnelle à la requête de la Direction.
 
Connaissances, Compétences attitudes requises:
  • Diplôme en gestion ou secrétariat.
  • 3-5 ans d'expérience dans l'administratif de préférence à un poste de confidentialité.
  • Compétences de numératie (vérification de factures, compilation des coûts…).
  • Notion de comptabilité de base.
  • Connaissance d'un logiciel comptable est avantageux.
  • Bonne maîtrise d’Excel - niveau intermédiaire.
  • Niveau excellent du français et de l'anglais ; écrit et parlé
  • Bonne organisation des tâches et des priorités.
  • Responsabilité et autonomie.
  • Méticulosité et méthodologie.
  • Bon esprit d'équipe.
  • Bonne communication
Poste contractuel de 3 ans

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