Better work, Better life

Assistante / Assistant des operations (6 months)
16/05/2019
SM
Plaines Wilhelms
Attractive
23/05/2019

Notre client recherche un/une Assistante / Assistant des operations (6 mois).
 
Sous la responsabilité du Directeur des opérations, l’assistant(e) interviendra dans la mise en oeuvre des projets de la Direction des Opérations et le bon fonctionnement du service des opérations.
 
MISSIONS
  • Assiste un ou plusieurs responsable(s) (cadre dirigeant, directeur,...) afin d'optimiser la gestion de leur activité (gestion de planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, accueil,...).
  • Organise et coordonne les informations internes et externes, incluant des données confidentielles, liées au fonctionnement de la structure.
  • Peut prendre en charge le suivi complet de dossiers (suivi de relance clients, gestion administrative du personnel ...) ou d'évènements spécifiques (organisation de séminaires,...).
  • Réaliser des supports de reporting et communiquer sur l’avancement des projets,
  • Recueillir, qualifier et prioriser les différentes demandes des opérations,
  • Analyser et rédiger des expressions de besoin de la direction,
  • Accueillir et organiser l’agenda des visites clients
  • Filtrer des appels téléphoniques
  • Organiser le planning d'un responsable, collaborateur
  • Traiter l'information (collecter, classer et mettre à jour)
  • Assurer la transmission des informations en interne et en externe (décisions, notes etc.)
  • Réaliser la gestion administrative des contrats
  • Organiser des déplacements professionnels
  • Préparer et organiser des réunions
  • Saisir des documents numériques
  • Réaliser la gestion administrative du courier
 
PROFIL RECHERCHÉ
  • Minimum BAC+2 / BTS / école de secrétariat ou equivalent
  • Minimum de 3 ans d’experience
  • Réfléchi(e), organisé(e) et rigoureux (se), vous êtes doté(e) d’un bon rédactionnel et relationnel (anglais et français), et êtes à l’aise avec les chiffres. Force de proposition, vous savez prendre des initiatives inhérentes à votre activité, et avez un excellent relationnel.
 
COMPÉTENCES :
  • Outils bureautiques
  • Gestion administrative
  • Normes rédactionnelles
  • Sténographie
  • Méthode de classement et d'archivage
  • Modalités d'accueil
  • Techniques de prise de notes
  • Techniques de numérisation
  • Maîtrise du pack Office et tout particulièrement POWERPOINT

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